Możliwość udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej wprowadził przepis art. 2341. Kodeksu spółek handlowych (przepis wszedł w życie 3.9.2019 r). W dniu 31.03.2020 r. weszła w życie jego nowelizacja, wynikająca z wprowadzenia regulacji COVID-19.
Przepis ten niewątpliwie umożliwił odformalizowanie wymogów uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników i stanowi dla nich istotne ułatwienie.
W pierwotnym brzmieniu przepis ten umożliwiał głosowanie przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jeżeli w umowie spółki został zamieszczony odpowiedni zapis, zezwalający na takie głosowanie. Wymagało to niemalże w każdym przypadku zmiany umowy spółki, gdyż wobec braku takich rozwiązań umowy nie przewidywały takiego głosowania.
Obecnie, zgodnie ze znowelizowanym brzmieniem, udział w zgromadzeniu wspólników można wziąć także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej, innymi słowy, jeżeli umowa spółki nie wyklucza możliwości przeprowadzenia takiego zgromadzenia.
Wspólnicy powinni jedynie określić w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Regulamin nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Przyjęcie regulaminu może nastąpić uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu.
O udziale w zgromadzeniu wspólników w powyższy sposób, postanawia zwołujący to zgromadzenie.
Udział w zgromadzeniu, obejmuje w szczególności: dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą oni wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników i wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.
Przed notariuszem powinien stawić się przynajmniej przewodniczący zgromadzenia, który podpisuje protokół. Oczywistym jest, że listę obecności podpisują tylko przewodniczący zgromadzenia i ci wspólnicy, którzy stawili się u notariusza.
